با آغاز هزاره سوم به ویژه در دهه اخیر فضای رقابتی حاکم بر حوزه های صنعت، خدمات و تجارت شرایط را به گونه ای رقم زده است که کاربست اصول مدیریت نوین شرط اصلی و ضروری بقا و رشد سازمان ها منظور می شود. یکی از این اصول که در دهه اخیر به دلیل دستاوردهای شگرف فناوری اطلاعات و ارتباطات، اهمیت روزافزون خود را نمایان تر ساخته است، رویکرد فرایند گرا در مدیریت و راهبری سازمان ها می باشد، در این راستا سیستم مدیریت کیفیت ( QMS) از اصلی ترین ابزارها می باشد. QMS مجموعهای از سیاستها، فرآیندها، دستورالعملها و استانداردهاست که به سازمان کمک میکند، تا ارائه محصولات و خدمات به مشتری را با ساختاری منسجم مدیریت کند.
در دنیای رقابتی امروز، که بازرگانی و تجارت تنها بر مبنای عرضه و تقاضا نیست، مشتریان بهدنبال محصول یا خدماتی هستند که کیفیت آن تضمینشده باشد و به موقع به دست آنها برسد. از اینرو، سازمانها برای حفظ مزیت رقابتی، افزایش رضایتمندی مشتری و بهبود مستمر فرآیندها، به سمت پیادهسازی سیستم مدیریت کیفیت حرکت کردهاند. سیستم مدیریت کیفیت برای شرکت های معتبر در بازرگانی و تجارت نهتنها یک الزام رقابتی، بلکه یک ضرورت برای بقا و رشد در بازارهای داخلی و بینالمللی است. با پیادهسازی صحیح QMS، یک سازمان میتواند فعالیتهای خود را استانداردسازی کند، اعتماد مشتریان را بهدست آورد و در مسیر توسعه قرار گیرد.
البته شایان ذکر است که اجرای QMS درشرکت ها به ویژه شرکت های کوچک و متوسط چالش های متعددی به همراه دارد که مهم ترین آن ها مقاومت کارکنان در برابر تغییر، هزینههای اولیه برای مستندسازی و آموزش، نیاز به یکپارچهسازی سیستمهای نرمافزاری و زمانبر بودن پایش و ارزیابی است. اما با این وجود، مزایای میان مدت و بلندمدت آن چنان چشمگیر است که شرکت های معتبر به ویژه شرکت های فعال در سطح جهانی، این چالشها را پذیرفته و و بر اساس عملکرد فرایندگرا و اصول و استانداردهای بین المللی تجارت و کسب و کار خود را را در مسیر توسعه قرار می دهند.
در اینجا به شرح چگونگی پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در بزرگ ترین وموفق ترین شرکت بازرگانی در حوزه تامین مواد شیمیایی، شرکت آلمانی Brenntag پرداخته شده است. این شرکت با تجارت بیش از ده هزار محصول، و حدود ششصد و چهل شعبه در سایزهای بزرگ، متوسط و کوچک درنزدیک به هشتاد کشور و هجده هزار پرسنل در پنج قاره جهان فعال بوده و به عنوان غول تجاری مواد شیمیایی شناخته می شود.
سیستم مدیریت کیفیت درشرکت Brenntag:
Brenntag بهعنوان بزرگترین توزیعکننده مواد شیمیایی جهان، یک QMS یکپارچه و جهانی دارد که در تمام شعبات و شرکتهای زیرمجموعه پیادهسازی شده است. ساختار سیستم مدیریت کیفیت در Brenntag به صورت QHSE است:
کیفیت (Quality)، بهداشت (Health)، ایمنی ( Safety)، محیط زیست ( Environment)
تیم QHSE سیاست و دستورالعملهای اصلی را بر اساس استانداردهای بین المللی تعریف میکند و در اختیار شعب منطقه یی ( Local Regional Sites) قرار می دهد، و شعبات مطابق قوانین کشور خود و با توجه به سایر شاخص ها مانند گردش مالی، تعداد کارکنان و … بومی سازی، اجرا و مستندسازی میکنند و سالانه به شعبه اصلی گزارش می دهند.
اصلی ترین استانداردهای بینالمللی که تیم QHSE برای تهیه دستور العمل ها استفاده می کنند:
- ISO 9001 مهمترین استاندارد پایهی مدیریت کیفیت برای تمام عملیات.
- ISO 14001 برای مدیریت زیستمحیطی
- ISO 45001 / OHSAS 18001 ایمنی و بهداشت شغلی.
- SQAS (Safety & Quality Assessment System) مخصوص توزیعکنندگان مواد شیمیایی اروپا.
- FSSC / HACCP برای مواد شیمیایی و افزودنیهای غذایی
عناصر کلیدی QMS در Brenntag:
- Documented Procedures تهیه دستور العمل ها و روش های اجرایی برای تمام عملیات کلیدی مانند بستهبندی، حملونقل و مدیریت سفارشها.
- Change Management برای کنترل تغییرات
- Supplier Qualification شامل ارزیابی و ممیزی تأمینکنندگان مواد اولیه.
- Batch Traceability سیستم رهگیری کامل محصول از تأمینکننده تا دریافت توسط مشتری.
- Customer Complaint Handling با تمرکز بر اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
- Internal Audits ممیزی های دورهای و سیستماتیک در تمام سایتهای عملیاتی.
- Training Programs برنامه های آموزشی برای کارمندان با تمرکز بر ایمنی و کیفیت.
- Risk Management مدیریت ریسک از روشهای مانند HAZOP، Risk Matrix و …
- شفافیت و گزارشدهی از طریق – داشبوردهای کیفیت و استخراج شاخص هایی مانند درصد خطا، شکایات، انطباق محصول و ….
- ارسال گزارشهای دورهای به تیم مدیریت جهانی
این شرکت بین المللی تجارت مواد شیمیایی به دلیل حساسیت ماهیت کاری، بخش عمده ایی از سیستم کیفیت در مدیریت زنجیره تامین را به حملونقل ایمن، انبارداری سازگار با الزامات مواد شیمیایی و کنترل نشت محصولات متمرکز کرده است.
همچنین بعد از اپیدمی کرونا برنامه ریزی جامع در “تابآوری زنجیره تأمین” (Supply Chain Resilience) با هدف اطمینان از تداوم کسبوکار در مواجهه با بحران های منطقه یی و جهانی مانند اپیدمی، حوادث طبیعی، جنگ و … را در دستور کار اصلی خود قرار داده است.
شرکت برنتاگ با نگاه به آینده، استراتژیهای میان مدت و بلند مدت مدیریت کیفیت خود را بر پایه دیجیتالیسازی فرآیندها با استفاده از هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) استفاده از تجربه مشتری، تضمین تابآوری زنجیره تأمین، تعهد به پایداری، تقویت فرهنگ کیفیت در میان کارکنان، و بهرهگیری از تحلیل دادههای کلان بنا نهاده است. این رویکرد جامع، برنتاگ را قادر میسازد تا ضمن انطباق با تغییرات بازار و انتظارات ذینفعان، به طور مستمر به ارائه محصولات و خدمات با کیفیت برتر ادامه داده و جایگاه پیشرو خود را در صنعت حفظ نماید.
استراتژی کیفیت برنتاگ یک چارچوب جامع است و نهتنها کیفیت محصول را تضمین میکند، بلکه:
- با سرعت بیشتری به تغییرات پاسخ میدهد.
- ریسکهای زنجیره تأمین را کاهش میدهد.
- اعتماد مشتریان و شرکا را افزایش میدهد.
- جایگاه پیشروی خود را در صنعت تثبیت میکند.