لزوم وجود هیئت مدیره حرفه‌ای در شرکتهای توزیع کنندگان مواد شیمیایی (بخش 2)
همان طور که در بخش قبل نیز به آن اشاره شد هیئت مدیره در قدم اول استراتژی را تعریف می‌کند و سپس آن را به مجموعه ای از اهداف تقسیم می‌کند. این اهداف به گونه‌ای در نظر گرفته می‌شوند که در مسیر تعالی و به سوی استراتژی شرکت باشند. برای دستیابی به این اهداف در گذر زمان هیئت مدیره به صورت سالانه و یا هر سه ماه یکبار شاخص‌ها را اندازه گیری می‌کند. در واقعیت معمولا تعداد اعضای هیئت مدیره، با اندازه شرکت تغییر کرده و توسعه می‌یابند. مثلا یک شرکت تجاری بزرگ با شرح وظایف پیچیده به هیئت مدیره‌ای به مراتب حرفه‌ای تر به منظور دست یابی به موفقیت نیازمند است.
چهار گونه مختلف هیئت مدیره وجود دارد:
- هیئت مدیره معمولی که شامل “دوستان و یا اعضای یک خانواده” هستند و با استراتژی با دید کوتاه مدت و تحت کنترل یک مدیر و یا سرپرست به شکل سخت گیرانه فعالیت می‌کنند.
- گونه دوم هیئت مدیره که در زبان آلمانی به آن “Aufsichtsrat” به معنی هیئت نظارت گفته می‌شود، این گروه شامل افرادی است که با یک عملکرد کنترل کننده قوی و دخالت کم در توسعه و تدوین استراتژی بر کارهای شرکت نظارت می‌کنند.
- گونه سوم که با نام “sparring partner” شناخته می‌شوند هیئت مدیره‌ای هستند که خدمات مشاوره‌ای را انجام می‌دهند و در بخش استراتژی و انتخاب گزینه‌های مناسب بسیار فعال هستند اما در بخش مدیریتی نقش فعالی ندارند.
- گونه چهارم هیئت مدیره “فعال و شکل دهنده” هستند که نه تنها تمامی جنبه‌های مدیریتی شرکت را به خوبی ابلاغ می‌کنند بلکه به طور جدی بر فعالیت‌های شرکت هم نظارت دارند و در برخی موارد و در صورت لزوم در پیاده سازی استراتژی و ایجاد ابتکار عمل در راه دستیابی به اهداف نیز فعالیت می‌کنند.
وظایف و مسئولیت‌های ویژه هیئت مدیره با اندازه و پیچیدگی فعالیت‌های شرکت افزایش می‌یابد، حتی در شرکتهای کوچک و متوسط نیز می‌توانند از یک هیئت مدیره فعال و شکل دهنده یعنی گونه چهارم استفاده کرد و از مزایای آن بهره مند شد.
وظایف اصلی هیئت مدیره
همان طور که به آن اشاره شده وظیفه اصلی یک هیئت مدیره معمولاً نظارت کلی بر فعالیت‌های شرکت است. هر چند این وظیفه ممکن است بین حوزه‌های کاری مختلف، کمی متفاوت باشد، اما به عنوان یک اصل اساسی در شرح وظایف هیئت مدیره شناخته می‌شود. هیئت مدیره در قدم اول استراتژی را تعریف می‌کند و سپس آن را به مجموعه ای از اهداف تقسیم می‌کند. این اهداف به گونه‌ای در نظر گرفته می‌شوند که در مسیر تعالی و به سوی استراتژی شرکت باشند. برای دستیابی به این اهداف در گذر زمان هیئت مدیره به صورت سالانه و یا هر سه ماه یکبار شاخص‌ها را اندازه گیری می‌کند.
یکی از وظایف هیئت مدیره انتخاب افرادی است که شرکت را اداره می‌کنند، به عبارت دیگر می‌توان گفت وظیفه هیئت مدیره انتخاب مدیران اجرایی شرکت است. همچنین هیئت مدیره وظیفه نظارت، تشریح شرح وظایف، آموزش و بهبود مداوم افراد انتخاب شده را نیز بر عهده دارند. هیئت مدیره یک ساختار مدیریتی که به طور کامل مطابق با مسیر دستیابی به استراتژی شرکت می‌باشد را منسوب می‌کنند. همچنین وظیفه نگهداری از این افراد در شرکت و به کارگیری آن‌ها در مواقع لزوم نیز بر عهده این گروه است.
یک هیئت مدیره خوب و حرفه‌ای استراتژی شرکت را به گونه‌ای اتخاذ می‌کند که میان ریسک‌ها و منابع در دسترس تعادل برقرار باشد. مدیر عامل و مدیر مالی نیز می‌توانند عضو هیئت مدیره باشند، هر چند ضرورتی در این امر وجود ندارد. اما آنچه مهم است این است که رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل شرکت باید افراد مختلفی باشند. این نکته از لحاظ علمی نیز اثبات شده است که متفاوت بودن رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل منجر به ایجاد یک بحث و چالش منظم در کارهای جاری شده و در نهایت منجر به تصمیم گیری بهتر و عملکرد اثر بخش شرکت می‌گردد.
اعضای هیئت مدیره
تعداد اعضای هیئت مدیره وابسته به اندازه شرکت است. اما این نکته نیز باید لحاظ گردد تعداد اعضای هیئت مدیره نباید زیاد باشند زیرا در صورت تعدد بیش از حد اعضا تمرکز در بحث‌ها و جلسات از بین خواهد رفت. وجود سه تا پنج عضو در هیئت مدیره یک شرکت متوسط کافی است. در صورتی که شرکت بزرگتر باشد و فعالیت‌های آن پیچیده تر و متنوع تر گردد نیز تعداد اعضای هیئت مدیره ممکن است شش الی هفت نفر شوند. در مجموع می‌توان گفت اعضای هیئت مدیره می‌توانند سهامداران، مدیر عامل، مدیر مالی و یا افراد مستقل باشند.
در شرکتهای خانوادگی که سابقه طولانی نیز دارند، اعضای هیئت مدیره می‌توانند براساس فرآیندی که توسط توافق سهامدار شکل گرفته است انتخاب شوند. اما نکته مهم در این شرکت‌ها انتخاب افراد بر اساس توانایی‌های فردی بوده و نباید انتخاب بر اساس نوع ارتباط فامیلی صورت گیرد.