راهکارهایی برای بقای کسب و کارهای کوچک و متوسط( SMEs) در مقابله با ویروس کرونا
این راهنما می تواند به شما و شغل شما در مواقع دشواری نظیر بحران کنونی کمک کند.
- خط مشی های سازمان شما در مقابله با covid 19
- سرمایه های انسانی و رهبری شما
- کار از راه دور برای کارمندان خود
- بازاریابی و فروش
- برنامه استراتژیک 2020 کسب و کار خود را ارزیابی کنید.
- اقدامات مربوط به امور مالی
- عملیات، تحقیق و توسعه، پیشرفت محصول یا خدمات
- خیرخواه باشید، انسانیت را نشان دهید و آنچه که از این امر یاد گرفته اید را یادداشت کنید
1- خط مشی های سازمان شما در مقابله با COVID-19
در مورد خط مشی های خاص خود در پروتکل تجارت و ایمنی در مورد ویروس، با کارمندان خود روشن وشفاف باشید. عاقلانه است که دستورالعمل های وزارت بهداشت وتوصیه های بین المللی، فاصله اجتماعی، مناطق تمیز ، محیط و بهداشت خوب را برای خود و کارمندان در نظر داشته باشید. پیروی از هرگونه دستورالعمل دولت، ستاد مقابله با کرونا و قوانین داخلی در مورد راهنمایی کارفرمایان و مراقبت از امنیت کارمندان و مشتریان، اگرچه در کوتاه مدت دردناک است، اما در طولانی مدت مورد قدردانی قرار خواهد گرفت.
پیوسته با همکاری تیم کاری خود، اطلاعات تخصصی به روز را با مراجعه به سایت های معتبر جهانی در حوزه مواد شیمیایی رصد کنید و مجموعه خود را به روز و پویا نگهدارید. به طور مثال آگاهی از اینکه شرکت های مشابه چه راهکارهایی برای این دوران در نظر گرفته اند علاوه بر کسب تجربه شاید بتواند با بومی کردن آن، راهکاری برای حل مشکلات و مسایل جاری باشد. به طور مثال برخی از تحلیل گران ICIS پیش بینی کرده اند شاید شرکت های تولید کننده مواد شیمیایی به منظور عدم کاهش تولید استوک های مواد اولیه شان را ادغام کنند.
در مورد مرخصی های کارمندان بیمار، انعطاف پذیر باشید و سعی کنید بخش های مختلف سازمان را با حداقل کارمندان اداره کنید. رویدادهای بزرگ را لغو کنید و از تماس های کنفرانسی و وب کم استفاده کنید.
2-سرمایه های انسانی و رهبری شما
برای صاحبان مشاغل مهم است که در بحران ها رهبری خود را نشان دهند. پس در این شرایط لحن خود را درست کنید و در زمان طوفان آرام باشید. شما موج سوار می شوید و دایما در گشت و گذار هستید. از موج گله یا شکایت نکنید. با این کار چیزی تغییر نخواهد کرد. پس سازگار باشید.
خیلی دور از ذهن برنامه ریزی نکنید و به یاد داشته باشید که اوضاع اغلب تغییر می کند. برنامه کوتاه مدت داشته باشید و برنامه ریزی های بلند مدت را به بعد از یک ماه آینده، موکول کنید. این برنامه ها تغییر خواهند کرد، اما در اینجا چند ایده یا گام خاص برای شما و تیم شما آورده شده است:
- اگر کارمند دارید، اطمینان حاصل کنید که از آنها محافظت می شود. شما می خواهید افراد اصلی را که تجارت شما را هدایت می کنند، حفظ کنید. در پایان، این کارمندان افرادی هستند که هر شغلی را موفق می کنند، بنابراین روی افراد کلیدی خود تمرکز کنید.
- در تصمیماتی که پیش از بحران اتخاذ کرده اید توقف نکنید. با برنامه های جدید سازگار باشید اما به یاد داشته باشید که شما پس از پایان بحران مجبور هستید با این تغییرات زندگی کنید.
- هرگونه تغییر در سیاست های مرخصی بیماری را ابلاغ کنید. اطمینان حاصل کنید که کارمندان تان می دانند که اگر بیمار هستند سرکار نیایند و شما در مورد این مرخصی ها سخاوتمند هستید.
- استخدام را متوقف کنید مگر اینکه کاندیدایی وجود داشته باشد که سعی در جذب آن داشته باشید و نمی خواهید از دست بدهید.
- متأسفانه گاهی تصمیمات سختی لازم خواهد بود اگر باید تعدیل نیرو داشته باشید، بررسی کنید که در صورت نبودن هر یک از نیروهای تان، چگونه تجارت شما تغییری خواهد کرد؟
3- کار از راه دور برای کارمندان خود
در بسیاری از مشاغل کوچک، کارمندان برای اولین بار از راه دور کار می کنند. اطمینان حاصل کنید که انتظارات مربوط به کسانی که از راه دور کار می کنند را تعیین و تامین کرده اید. بسیاری از صاحبان مشاغل قبلاً شب ها و آخر هفته ها را از راه دور کار کرده اند، اما احتمالاً کارمندان شما این کار را نکرده اند.
سطح فناوری خود را در صورت لزوم مقرون به صرفه و با بیشترین سرعت افزایش دهید. امیدوارم که شما روی یک سرور قدیمی نباشید و نرم افزار اصلی و عملکردهای شرکت خود را در ابرسرور داشته باشید، باید دسترسی های را برای کارمندان تنظیم کنید تا از طریق رایانه های خانگی خود به کامپیوترهای کاری خود دسترسی پیدا کنند.
اگر قرار است کار از راه دور را در مجموعه خود داشته باشید توافق نامه کار از خانه را به صورت کتبی با کارمندان خود اجرا کنید و آنها را امضا کنید. انتظارات را تعیین کرده و روشی را برای تدوین گزارش بهره وری هفتگی که روزانه تهیه شود و سپس در هفته خلاصه کنید (صفحه اکسل همان چیزی است که ما از آن استفاده می‌کنیم) تا کارمندان کارها، تعامل با مشتری و پروژه‌ها را پیگیری کنند. شما همچنین می توانید در این توافق نامه شرایط کاهش حقوق را در صورت لزوم براساس تولید یا فروش بگنجانید.
چه کارهایی را می توان از راه دور انجام داد و آنچه را باید در دفتر انجام داد ارزیابی کنید. برای اکثر مشاغل، همه چیز نمی تواند از راه دور باشد. ممکن است یک تیم کوچک برای کارکردهای خاص (نامه ، بسته ، حمل و نقل و …) در محل حضور داشته باشد.
به طور مثال می توان تهیه و صدور اسناد مربوط به حمل یک محموله شیمیایی را به صورت دورکاری انجام داد. اما برای بازرسی از کالا می بایست در محل حضور داشت، پس لازم است که ضمن تهیه امکانات ایمنی مانند لباس ماسک و … از قبل، اطمینان حاصل کنید که پرسنلی که قرار است برای بازرسی اعزام شود، از اصول بهداشتی و مراقبت از خود آگاه است. سعی کنید رویکردی سنجیده داشته باشید و هرچه بیشتر کارکنان از راه دور کار کنند اما متوجه شوید دورکاری برای همه بسته به عملکرد شغلی، مهارت کارمند، وضعیت خانوادگی کارمند در محیط خانه و موارد دیگر ممکن نیست.
4- بازاریابی و فروش
اطمینان حاصل کنید که به طور واضح و مداوم با مشتریان ارتباط برقرار کنید. و مطمئن شوید که آنها این موضوع را می دانند که چگونه می توانند با سازمان شما ارتباط برقرار کنند. خرید محصولات و خدمات خود را برای آنها آسان کنید. بطور مثال در این سازمان جهت حمایت از زنجیره تامین و توزیع مواد شیمیایی، امکان خرید مواد شیمیایی از طریق صفحه مجازی وب سایت و با توجه به موجودی این مواد برقرار می باشد.
از رسانه های اجتماعی خود برای به روز نگه داشتن مشتریان استفاده کنید. اگر به طور معمول از رسانه های اجتماعی استفاده نمی کنید، اکنون زمان آن رسیده است که یکی از آنها را بسازید.
اگر قبلاً این کار را نکرده اید، یک خبرنامه یا یک سری ایمیل به مشتریان خود ارسال کنید. از آن برای برقرار کردن ارتباط و نشان دادن توانایی خود برای کمک به مشتریان و هرگونه تغییر در نحوه ارائه منظم خدمات به آنها استفاده کنید.
در ارائه خدمات خود خلاق باشید و بدون هیجان های مخرب به دنبال راهکارهای جدید باشید.اخیرا با شیوع ویروس کرونا در جهان و بسته شدن مرز های بین المللی و به تبع آن ایجاد محدودیت در واردات کالا از سایر کشورها، حجم بالایی از مواد شیمیایی و سایر اقلام در پشت مرز ها متوقف شدند که تاخیر در تحویل آن ها به کارفرمایان می توانست ضرر و زیان بالایی را برای آنها دربر داشته باشد. تغییر در ترم های تحویل، جایگزینی کالای موجود و … می تواند در این زمان بحرانی کمک کند.
خلاق باشید و فرصت های جدیدی برای بازاریابی و فروش پیدا کنید. با توجه به شرایط فعلی، در حال حاضر چه چیزی برای مشتریان جذاب است که می توانید ارائه کنید؟ این زمان مناسبی برای تمرکز روی مشتریان موجود، ارائه خدمات عالی است، حتما روابط و مشتریان مهم خود را حفظ کنید. به افراد با روابط کلیدی بگویید که هنوز در آنجا هستید و چگونه می توانید خدمات خود نظیر اخذ سفارش، تحویل کالا و مواد شیمیایی، جا به جایی پول و … را ارائه دهید.
در آخر، روشهای جدیدی را برای ارائه خدمات یا محصول خود در نظر بگیرید. این ممکن است از طریق پست الکترونیکی یا از طریق خدمات مبتنی بر وب مجازی باشد. در صورت لزوم تخفیف ارائه دهید و خارج از چارچوب های قبلی فکر کنید.
5- برنامه استراتژیک 2020 کسب و کار خود را ارزیابی کنید
اگر برای سال جاری یک برنامه استراتژیک درست نکرده اید ، اکنون زمان آن رسیده است که آنرا تهیه کنید. با توجه به اینکه شرکت های حوزه صنایع شیمیایی بخش عمده فعالیت شان بین المللی است، نگاه تان در تدوین استراتژی بین المللی باشد.
این زمان بسیار خوبی برای ایجاد تغییرات است. پروژه هایی را که در لیست خواسته های شما بوده اند شروع کنید و اهداف خود را برای سال جدید ارزیابی مجدد کنید. برنامه و چشم انداز سال 2020 را تنظیم کنید زیرا بیشتر در مورد شغل خود می دانید.
شما هفته ها یا ماه ها با این آشفتگی درگیر خواهید بود. آیا می خواهید از زمان عاقلانه استفاده کنید یا هدر دهید؟
6- اقدامات مربوط به امور مالی
بزرگترین نگرانی اکثر صاحبان مشاغل، حداقل در ابتدا و شروع بحران، این است که چطور می خواهیم این هفته و روزهای آتی، امور مالی خود نظیر امور بانکی، حساب کارفرمایان، وصول مطالبات، پرداخت صورتحساب و … انجام دهیم و این وضعیت چه مدت ادامه خواهد داشت. در اینجا چند گام مهم برای اتخاذ هرچه سریعتر در جبهه مالی وجود دارد:
- ایجاد فهرست بودجه گردش پول با هزینه های ثابت و متغیر. لیستی از اولویت ها را ایجاد کنید که نشان دهد مهمترین آنها کدام یک است و سعی کنید پول را بر اساس زمان موعد مقرر کنار بگذارید.
- کاهش هزینه های غیر ضروری که از آن ها درآمد ایجاد نمی شود و یا عملکردهای کلیدی کسب و کار را تجزیه و تحلیل نمی کند.
- کارمندان شما می توانند یکی از بزرگترین دارایی های شما باشند، و اگر ارتباط خود را با آنها بصورت جدی قطع کنید(اخراج)، ممکن است آنها را برای همیشه از دست دهید.
- قطع همکاری به عنوان یک درخواست موقت برای یک کارمند میتواند باعث شود که این کارمندان به احتمال زیاد به دنبال مزایای بیکاری بروند، اما امید ما این است که آنها را در اسرع وقت برگردانیم.
- حکم مرخصی میتواند انواع مختلفی داشته باشند، از هر نوعی که بود،از کارمندان درخواست نکنید که به صورت رایگان کار کنند، احتمالاً با این قانون طبق قوانین کار با مشکلاتی روبرو خواهید شد.
- هر گونه پس انداز یا منابع مالی جدید، از جمله وام های احتمالی را در نظر بگیرید و آن ها را فرموش نکنید.
- یک حساب پس انداز مالی یا پس انداز برای تجارت و شرکت خود داشته باشید که می تواند در مواقع نیاز یا فاجعه به شما کمک کند.
- منابع درآمد جدید و متنوع بودن کسب و کار خود را در نظر بگیرید.
7- عملیات، تحقیق و توسعه، پیشرفت محصول یا خدمات
اگر اوضاع کار کردن کند باشد، این زمان ایده آل برای رسیدن به پروژه هایی است که شما از کار انداخته اید و به دلیل مشغله بسیار متوقفشان کرده اید. در این زمان برای ادامه و از سرگیری آن ها سرمایه گذاری کنید. این را برای خود یا تیم خود در نظر بگیرید تا در بهبود محصولات، خدمات و یافتن کارآیی سرمایه گذاری کنید.
اگر شما یا تیم شما زمان بیشتری در اختیار دارید (زیرا مشتری کمتر و یا کار کمتری دارید)، از این زمان برای بهبود فرآیندها و کارآیی خود، بهبود محصولات و خدمات یا ایجاد تغییراتی که در طی چند سال گذشته در پی آن بوده اید استفاده کنید. همه ما می دانیم که ما آنها را در مشاغل خود داریم ولی تاکنون برای رسیدن به آنها خیلی شلوغ بوده ایم. خوب، اکنون از این زمان استفاده کنید. از طوفان موجود، قوی تر بیرون بیایید و محصول یا خدمات بهتری و یا محصولات جدید داشته باشید.
با توجه به زمان بیشتری در اختیار داریم، شاید بتوان با بررسی دقیق تر بازار، نیازمندی ها، مشکلات و دغدغه های صنعت، با پروراندن ایده های نو و با رویکرد توسعه پروژه، قدم های بزرگی در یافتن راهکارهای جدیدتر، برداشت.
آموزش در شرکت خود و یا آموزش خود را به عنوان رهبر، در مناطقی که باعث پیشرفت شرکت شما می شود را بشناسید. اگر می دانید که در بازاریابی رسانه های اجتماعی، حسابداری و بودجه، IT یا چیز جالبی در رده تجاری شما که می تواند تجارت شما را هدایت کند، ضعف دارید، زمان خود را در این زمینه سرمایه گذاری کنید. تیم خود را هم به همین ترتیب هدایت کنید.
8- خیرخواه باشید، انسانیت را نشان دهید و تجربیاتی که از این امر یاد گرفته اید را ثبت کنید
همه ما چیزهای زیادی را یاد گرفته ایم و یاد می گیریم که چگونه می توانستیم بهتر برای این فاجعه آماده شویم. از این زمان به عنوان یک آماده باش استفاده کنید و به تجربه خود بیفزایید. تجارب و گزارش های این دوره را به عنوان دانش سازمانی ثبت کنید، تا در زمان تکرار فاجعه به وضع موجود برنگردید و با تجربه بالا به مقابله با آن بروید.
سرانجام، سعی کنید به افراد جامعه کمک کنید. هرچه بیشتر به افراد ضعیف تر از خود کمک کنید، احساس بهتری خواهید داشت. این نیز می گذرد و ما باید تمام تلاش خود را برای کمک به یکدیگر از طریق آن انجام دهیم در حالی که همه ما از این آزمایش یاد می گیریم و رشد می کنیم.
تهیه و تنظیم: نوید نامی
اقتباس شده از منبع: https://www.entrepreneur.com/article/347913